E-Rechnung 2027
Was Unternehmen vor dem Jahreswechsel vorbereiten sollten
Zum Jahreswechsel wird die E-Rechnung für viele Unternehmen verbindlicher: Für inländische B2B-Umsätze des Jahres 2027 endet die allgemeine Übergangsregelung. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 müssen grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen ausstellen, soweit keine Ausnahme greift.
Was sich ab 2027 ändert
Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers, nicht der Umsatz des Kunden. Liegt er bei höchstens 800.000 Euro, dürfen für Umsätze des Jahres 2027 weiterhin Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers andere elektronische Rechnungen verwendet werden. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt ebenfalls eine Übergangsregelung bis Ende 2027.
Die Pflicht betrifft grundsätzlich Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern für deren Unternehmen. Für zahlreiche steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise bestehen Ausnahmen. Auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer dürfen ihre eigenen Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnungen übermitteln. Die Fähigkeit zum Empfang von E-Rechnungen ist davon zu unterscheiden.
Eine PDF-Datei allein genügt nicht
Eine einfache PDF-Rechnung ist keine strukturierte E-Rechnung. Entscheidend ist ein elektronisches Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Formate sind gängige Möglichkeiten. Unternehmen sollten prüfen, welche Formate ihre Systeme tatsächlich erzeugen und verarbeiten können.
Rechnungsprozesse jetzt vorbereiten
Vor dem Jahreswechsel empfiehlt sich ein Probelauf: Stimmen die Stammdaten? Werden Pflichtangaben vollständig übertragen? Können Mitarbeitende fehlerhafte Rechnungen erkennen und Korrekturen nachvollziehen? Auch Archivierung, Zuständigkeiten und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung sollten geklärt sein.
Besonders bei mehreren Gesellschaften oder unterschiedlichen Abrechnungssystemen reicht ein Software-Update allein häufig nicht aus. Entscheidend ist ein durchgängiger Ablauf vom Vertrag bis zur Rechnung. GSD Law unterstützt Sie bei der rechtlichen Einordnung Ihrer Geschäftsprozesse; steuerliche und technische Fragen sollten mit den jeweils zuständigen Fachleuten abgestimmt werden.
Quellen:
Die Fristen und die Grenze von höchstens 800.000 Euro wurden mit § 27 Abs. 38 UStG abgeglichen. § 14 UStG regelt den Geltungsbereich; § 34a UStDV die Kleinunternehmer-Ausnahme. Der BMF-Volltext war zeitweise nicht abrufbar; der Entwurf stützt sich deshalb auf die Normtexte und die Informationen des Landesamts für Steuern.
Recherchevermerk: Recherchestand:9. Oktober 2026.
